Ochrana osobných údajov

Zásady spracúvania osobných údajov pre obchodné aktivity

Vážení obchodní partneri,

Aby sme mohli pre Vás spoľahlivo realizovať dodávky našich produktov a poskytovať naše služby na vysokej úrovni, je pre nás nevyhnutné uchovávať a spracúvať niektoré Vaše osobné údaje.

Bezpečnosť vašich údajov a ich spracúvanie zákonným spôsobom sú pre nás kľúčové. V tomto dokumente vám poskytujeme komplexnú informáciu o tom, aké údaje spracúvame, akým spôsobom, za akým účelom a na akom právnom základe, a takisto ako garantujeme ich bezpečnosť.

Prevádzkovateľ

Vaše osobné údaje sú spracúvavané spoločnosťou:
Transcom Technik, spol. s r.o., zapísanou v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, oddiel Sro, vložka č. 8170/B, sídlo: Bojnická 18, 831 04 Bratislava, IČO: 31 386 547 – ďalej len „prevádzkovateľ“.

Účel spracúvania osobných údajov

A. Obchodné účely
a) Predaj a obchodná činnosť

Spracúvanie údajov vykonávame za účelom uzatvorenia zmluvy a plnenia zmluvy, ako napr. prijatie a zaevidovanie dopytu, zaslanie obchodnej ponuky, prijatie, zaevidovanie a vybavenie objednávky, zaslanie potvrdenia objednávky, zaslanie tovaru, vystavenie a zaslanie dodacieho listu a účtovného dokladu, doručenie návodov a technickej dokumentácie, montáž a uvedenie prístrojov do prevádzky v mieste inštalácie. V zriedkavom prípade riešenie odstúpenia od zmluvy.

b) Záručný a pozáručný servis, servisné zmluvy

Spracúvanie údajov vykonávame za účelom realizácie komplexného ponákupného servisu: uzatvorenie servisnej zmluvy, prijatie a vybavenie servisnej zákazky, vystavenie servisného protokolu, vybavenie reklamácie, vystavenie a zaslanie účtovného dokladu, riešenie odstúpenia od zmluvy, záručný a pozáručný servis produktov.

c) Preprava a doručenie tovaru

Spracúvanie údajov vykonávame za účelom dodania objednaného tovaru na adresu doručenia prostredníctvom prepravných a doručovateľských spoločností.

d) Fakturácia a účtovníctvo

Spracúvanie údajov vykonávame za účelom vystavenia účtovných a daňových dokladov, najmä na základe Zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve a Zákona č. 222/2004 Z.z. o dani z pridanej hodnoty.

B. Ostatné účely

e) Marketing
Spracúvanie údajov vykonávame v rámci starostlivosti o zákazníka za účelom poskytovania informácií o svojich súvisiacich produktoch, službách, a ich inováciách, o rozšírení sortimentu, ďalej za účelom sprostredkovania akciových cenových ponúk, a informovania o pripravovaných školeniach.

f) Školenia

Spracúvanie osobných údajov vykonávame za účelom efektívnej organizácie školení, vystavenia certifikátu/potvrdenia o absolvovaní školenia, prípadne zabezpečenia poistenia účastníkov školení pri prehliadkach realizovaných vo výrobných závodoch.

Právne základy

Pri spracúvaní údajov vychádzame z týchto právnych základov:

1. Plnenie zmluvy: v prípade dodávky tovarov a služieb a napĺňaní servisných zmlúv (účel a., b.,c.)
2.  Plnenie zákonnej povinnosti: pri vystavení a archivácii účtovných dokladov (faktúr) a dodacích listov (účel d.).
3. Oprávnený záujem: informovať zákazníkov a potencionálnych zákazníkov v rámci marketingu o produktoch, službách, akciových ponukách, a pod. (účel e.)
4. Súhlas v elektronickej forme na zasielanie informácií, noviniek a ponúk, v prípade potenciálnych záujemcov o naše produkty alebo školenia (účel e., f.)

Súhlas so spracúvaním osobných údajov

Forma súhlasu

A. Poskytnutím osobných údajov pre účely realizácie vzájomného obchodu a plnenia zmlúv na základe vyplývajúcich právnych predpisov (účely a.,b.,c.,d.), či už cez e-mail, telefonicky, alebo ústne, súhlasíte s ich spracúvaním pre tieto účely, v rozsahu a spôsobom, ako je uvedené v tomto dokumente. Uzavretím obchodnej zmluvy, t.j. akceptovaním „Všeobecných dodacích podmienok“ udeľujete súhlas so spracúvaním údajov aj na marketingové účely.

B. Osobitný súhlas na spracúvanie vašich osobných údajov pre marketingové účely (pokiaľ s našou spoločnosťou ešte nemáte uzatvorenú obchodnú zmluvu) alebo účely školení (účely e.,f.) nám môžete poskytnúť niektorým z nasledujúcich spôsobov:
– cez online formulár,
– cez e-mail.
Súhlasom pre spracúvanie údajov pre účely školení sa rozumie aj prihláška na školenie (e-mailom, písomne)

Odvolanie súhlasu
Súhlas so spracúvaním vašich osobných údajov, ktoré ste nám poskytli pre účely marketingu alebo školení (účely e.,f.), môžete kedykoľvek odvolať niektorým z nasledujúcich spôsobov:
• cez kontaktný online formulár,
• kliknutím na odkaz „Odhlásenie zo zasielania noviniek“, ktorý sa nachádza v pätičke každého reklamného e-mailu,
• zaslaním žiadosti o odvolanie Súhlasu na e-mail: info@transcom.sk.

Poskytovanie údajov iným subjektom

Aby sme vám mohli poskytnúť kvalitné služby, poskytujeme niektoré Vaše údaje niektorým spoločnostiam:

• Za účelom realizácie vzájomného obchodu a plnenia zmlúv (účely a.,b.,c.,d.), poskytujeme niektoré vaše údaje (meno, priezvisko, telefónne číslo, adresa inštalácie / doručenia, e-mailová adresa): poskytovateľom poštových služieb, poštovým doručovateľom, prepravným a kuriérskym spoločnostiam, a našim dodávateľom a subdodávateľom.
• V rámci plnenia zákonnej povinnosti (účel d.) má prístup k vašim údajom audítorská a účtovná spoločnosť.
• V rámci účelu zabezpečenia záručného a pozáručného servisu, uzatvárania a plnenia servisných zmlúv, má prístup k vašim údajom personálne spriaznená spoločnosť TRANSCOM SERVICES, spol. s r.o.
• V rámci uplatnenia práv vyplývajúcich z obchodnej činnosti a zmlúv (účely a.,b.,d.) môžu byť vaše údaje postúpené nami zvolenej advokátskej kancelárii.

Osobné údaje nie sú prenášané do tretích krajín – mimo priestor EU.

Doba uchovávania spracúvaných údajov

• Účtovné doklady uchovávame po dobu 10 rokov.
• Zmluvy a súvisiace dokumenty obchodného charakteru (objednávky, potvrdenia objednávok, cenové ponuky, dodacie a prepravné listy) uchovávame v listinnej forme do doby ukončenia zmluvy, resp. záväzkov z nej vyplývajúcich, resp. po dobu, ktorá je vyžadovaná a uvedená v príslušných právnych predpisoch, a takisto podľa všeobecných premlčacích dôb.
• V elektronickej podobe uchovávame tieto zmluvy, dokumenty a osobné údaje po dobu životnosti dodaných prístrojov, z dôvodu bezproblémovej náhrady/doplnenia dodaných prístrojov ekvivalentnými novšími modelmi a z dôvodu bezproblémovej realizácie servisu na dodaných prístrojoch. O konkrétnej dobe sa môžete v prípade záujmu informovať na nižšie uvedených kontaktoch.
• Projektovú dokumentáciu (v listinnej a/alebo elektronickej podobe) k obchodným prípadom uchovávame takisto po dobu životnosti dodaných prístrojov.
• Dokumenty týkajúce sa marketingu uchovávame po dobu 7 rokov, alebo kým sa neskončí ich účel, prípadne po kratšiu dobu, ak nás o to požiadate.
• Osobné údaje, na ktorých spracúvanie ste nám dali súhlas, a ktoré:
  1. využívame na účely marketingu (účel e.), uchovávame po dobu 10 rokov, alebo kým sa neskončí ich účel, alebo kým dotknutá osoba neodvolá svoj Súhlas.
  2. využívame na účel realizácie školenia (účel f.), uchovávame po dobu, kým dotknutá osoba vykonáva činnosti, ku ktorým ju školenia oprávňujú, resp. v prípade vydania certifikátu o absolvovaní servisného školenia uchovávame túto informáciu po dobu životnosti prístrojov, na ktoré sa školenie vzťahovalo.

Spôsob spracúvania vašich osobných údajov

Vaše osobné údaje spracúvame v elektronickej a/alebo listinnej forme. Údaje sú spracúvané v rámci účelu, na ktorý boli získané a v súlade s platnými bezpečnostnými štandardmi. Pre spracúvanie nevyužívame žiadne prostriedky automatizovaného individuálneho rozhodovania a profilovania.

Ochrana vašich osobných údajov

Zachovanie bezpečnosti vašich osobných údajov je pre nás kľúčové. Aby sme zabezpečili ochranu Vašich osobných údajov, prijali sme potrebné technické a organizačné opatrenia. Osobné údaje sú chránené obmedzením prístupu osôb, zabezpečením a monitorovaním priestorov, firewallom, heslom a antivírovým programom. Zamestnanci boli riadne poučení ako narábať so zverenými údajmi.

Vaše práva v súvislosti so spracúvaním osobných údajov

– právo na informácie a na prístup k osobným údajom:
na základe vašej žiadosti vám vydáme potvrdenie o spracúvaní vašich údajov.
– právo na výmaz:
vaše osobné údaje vymažeme, ak už ich nepotrebujeme na účel, na ktorý ste nám ich poskytli, alebo ak odvoláte svoj súhlas, alebo ak namietate voči spracúvaniu vašich osobných údajov.
– právo na opravu:
pokiaľ sú vaše údaje nesprávne alebo neaktuálne, môžete nás požiadať o ich opravu. Vaše údaje budú opravené bez zbytočného odkladu.
– právo na obmedzenie spracúvania:
napr. pokiaľ namietate správnosť údajov, do doby, kým ich správnosť neoveríme, alebo pokiaľ namietate voči spracúvaniu vašich osobných údajov všeobecne.
– právo na prenosnosť údajov:
právo na poskytnutie vašich osobných údajov v elektronickej podobe v čitateľnom formáte
– právo odmietnuť automatizované rozhodovanie vrátane profilovania
– právo namietať spracúvanie osobných údajov

Podrobné znenie práv je uvedené v Zákone o ochrane osobných údajov č. 18/2018 Z.z. (GDPR).

Kontaktné miesto

Ak máte akékoľvek otázky, námietky, pripomienky, či podnety týkajúce sa vašich osobných údajov, aj v súvislosti s vašimi právami, môžete nám napísať na adresu info@transcom.sk
Takisto máte možnosť podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov, ak si myslíte, že vaše osobné údaje spracúvame nezákonným spôsobom.

Záverečné ustanovenia

Tieto zásady ochrany osobných údajov nadobúdajú platnosť dňom 25.5.2018.
Vyhradzujeme si právo tieto zásady zmeniť, ak dôjde k zmene spracúvania osobných údajov v našej spoločnosti. Na webstránke www.transcom.sk je vždy zverejnené aktuálne znenie zásad spracúvania osobných údajov v dokumente: Ochrana osobných údajov.